Mesmo que sua vida pessoal esteja perfeitamente organizada, nem sempre é fácil transferir essas habilidades para a vida profissional. Seja você um empresário, freelancer ou funcionário, estar organizado no trabalho é a chave para a eficiência, economia de tempo e cumprimento de prazos.
Quanto mais organizado você estiver, mais simples será o seu trabalho.
Se suas habilidades organizacionais são atualmente bastante patéticas, estas cinco dicas o ajudarão a começar hoje:
1. Comece com caneta e papel
Há um milhão de ferramentas digitais no mundo que ajudam as pessoas a gerenciar suas vidas profissionais. Se você tem um que deseja experimentar, isso é fantástico, mas se você é novo no mundo da organização, é uma boa ideia começar com papel e caneta.
Por quê? Como são baratos, você provavelmente os tem ao seu alcance agora, e eles o ajudarão a continuar.
Se você começar sua busca por uma melhor organização lendo artigos online sobre os melhores widgets organizacionais e opções de notificações, você se perderá nos detalhes e nunca começará a organizar. Sua melhor aposta é descobrir como você organiza as coisas e, em seguida, encontrar uma ferramenta que permita fazer isso, em vez de tentar ajustá-la desde o início.
2. Abraçar listas
Quando você está apenas começando a se organizar, precisa fazer um levantamento completo dos pratos que estão girando, bem como de quais tarefas você precisa trabalhar no futuro.
As listas são uma ótima maneira de começar. As listas tiram tudo da sua cabeça e liberam espaço no cérebro para tarefas mais complicadas no futuro.
Se você tentar colocar tudo em uma lista, provavelmente ficará sobrecarregado e terá vontade de desistir. Um plano melhor é começar com categorias amplas.
Você pode ter 'Tarefas hoje', 'Tarefas nesta semana' e 'Em curso longo prazo', por exemplo. Em seguida, você pode ter categorias para quaisquer grandes projetos que estão por vir ou em andamento.
Depois de ter suas categorias, comece listando itens mais granulares. A lista de tarefas pendentes de hoje pode incluir verificar o status com um colega de trabalho, enviar um e-mail para um departamento diferente para ver o que está acontecendo com um relatório e enviar um extrato da folha de pagamento, por exemplo.
À medida que divide as tarefas em seus projetos, você pode dividi-las em tarefas que acabarão migrando para as listas de tarefas hoje ou desta semana.
3. Abrace as prioridades
Depois de ter uma boa ideia do que está acontecendo, a próxima etapa é descobrir o que deve acontecer imediatamente.
Muitas vezes, é uma boa ideia organizar sua programação diária de uma forma que proporcione pausas naturais e mudanças de atenção para refrescar sua mente. Por exemplo, você pode programar uma hora para limpar a papelada de sua mesa e depois ir a outro departamento para verificar o status de um item.
Muitos profissionais altamente organizados escolhem três coisas de suas listas de tarefas para realizar agora e, em seguida, escolhem mais três quando terminarem. Isso ajuda a mantê-los em movimento sem se sobrecarregar com a quantidade de itens.
4. Escolha um horário para organizar amanhã
O que faz você se sentir bem no seu dia? Você se sente melhor sabendo que pode entrar no trabalho e mergulhar direto em um projeto que precisa de muito foco e atenção em primeiro lugar?
Quando você sabe como quer começar o dia, pode escolher quando terá o hábito de organizar. Normalmente, o início ou o fim do dia é o melhor.
Pessoas que gostam de organizar no início do dia geralmente querem começar com um objetivo claro ou uma tarefa fácil ou duas, enquanto aqueles que gostam de organizar no final do dia querem a sensação de deixar o trabalho no trabalho e estar pronto para amanhã.
5. Recompense-se pelo sucesso
Se você deseja criar um hábito, precisa se recompensar por seu sucesso. Para algumas pessoas, simplesmente riscar itens de suas listas de tarefas é recompensa suficiente; para outros, uma pausa extra ou um bom café pela manhã como recompensa por fazer as coisas de maneira mais eficiente pode funcionar.
Você deve escolher algo que o faça sorrir e sentir que está fazendo algo bom ao abordar seu trabalho de uma maneira mais organizada.
Muitas vezes ouvimos que os empresários estão muito ocupados para se organizarem. A verdade é que qualquer pessoa pode organizar seu trabalho e, quanto mais organizado você for, menos ocupado se sentirá. Você pode ter muito o que fazer, mas essa sensação de estar fora de controle e constantemente apagando incêndios vai desaparecer, permitindo que você se concentre nos aspectos de seu negócio que mais importam para você.
Que truques e dicas você oferece às pessoas que estão tentando se organizar agora?