Uma proposta de negócio é um documento escrito enviado a um cliente potencial para obter um emprego específico. As propostas podem ser solicitadas ou não solicitadas. Um cliente pode simplesmente solicitar uma proposta para um projeto no decorrer de uma visita de vendas, dizendo: 'Sabe, isso parece interessante. Por que você não me envia uma proposta sobre isso. ' Em outros casos, a proposta pode ser uma solicitação formal, geralmente chamada de RFP (solicitação de proposta). RFPs quase sempre também são documentos. Eles especificam o produto ou serviço a ser fornecido, as qualificações buscadas e o prazo para apresentação. Propostas solicitadas, obviamente, significam que o cliente já decidiu fazer uma compra. Resta apenas fazer a seleção de um fornecedor. Uma proposta não solicitada, por outro lado, costuma ser uma apresentação de vendas vestida com outra capa - mas a proposta visa especificamente a uma atividade bem definida e limitada. Um exemplo de proposta não solicitada é a submissão do esboço de um livro a uma editora, discutindo a popularidade do assunto, a novidade da abordagem e os méritos do autor.
As propostas de negócios devem ser diferenciadas de estimativas . Em muitos campos onde as pequenas empresas estão ativas, as estimativas têm o mesmo propósito que uma proposta. São o documento que concretiza a venda de uma obra de telhado ou pavimentação ou de limpeza mensal da casa. Mas onde as estimativas são usadas, as qualificações do vendedor e seu método de realizar o trabalho também são estabelecidas, mas por outros meios - normalmente por uma entrevista ou telefonema de vendas. Às vezes, presume-se que o vendedor é adequado para o trabalho porque a empresa já goza de uma boa reputação. As propostas, por outro lado, geralmente envolvem serviços complexos ou incomuns, como o paisagismo de um parque, o levantamento de um mercado ou a construção de uma refinaria. Nesses casos, a abordagem do trabalho, o design, a implementação, o cronograma e até mesmo a estética exigem mais do que simplesmente uma estimativa de dólares.
Muitas empresas de serviços operam inteiramente com base em propostas. Em outros casos, às vezes é necessária uma proposta, às vezes não. Em campos altamente técnicos, a proposta pode ser preenchida com listas secas de especificações de engenharia e / ou detalhes de processo. Mas é vital lembrar que as propostas são sempre em primeiro lugar documentos de vendas .
ELEMENTOS DA PROPOSTA DE NEGÓCIO
Na maioria das indústrias, as propostas têm um formato bem definido e específico para o campo. Os exemplos podem ser fornecer serviços de fiação elétrica para um grande arranha-céu ou fundações para um desenvolvimento suburbano. Nesses casos, o licitante deve primeiro obter propostas antigas e seguir a estrutura normalmente usada por sua operação naquele mercado. Em profissões como arquitetura e paisagismo, uma apresentação visual, às vezes até mesmo um modelo, é fundamental para a venda. O mesmo vale para uma proposta de publicidade. Nessas três áreas - existem outras também - a apresentação real geralmente é uma reunião. Qualquer documento é complementar e tende a resumir a apresentação com os chamados 'boiler plate', ou seja, detalhes administrativos.
O que se segue aqui é uma discussão de propostas mais gerais, geralmente associadas a estudos, pesquisas ou atividades de serviço (por exemplo, serviços de proteção para um complexo de armazém). Em tais propostas, aplica-se a seguinte estrutura geral.
Todas as propostas têm pelo menos duas peças distintas: uma carta de apresentação e o próprio documento da proposta. Além disso, às vezes, um ou mais apêndices podem ser fornecidos com tabelas, gráficos, fotografias, mapas e assim por diante. Propostas breves, às vezes também conhecidas como 'propostas de carta', combinam as duas primeiras peças em uma única apresentação, geralmente de no máximo seis a oito páginas.
O carta de apresentação serve como um documento de transmissão. Muitos licitantes também usam a carta de apresentação para fornecer a essência da proposta de forma bastante abreviada, destacar as qualificações do licitante, nomear o preço e solicitar o pedido.
O documento de proposta geralmente tem a seguinte estrutura:
- Folha de rosto. Essa parte normalmente inclui seu nome e o nome de sua empresa, o nome da pessoa ou empresa a quem a proposta foi enviada e a data de envio.
- Índice. Embora geralmente não sejam necessários para propostas mais curtas, às vezes são usados para propostas formais complexas. Nos casos em que diferentes departamentos do cliente revisarão separadamente partes do documento, o índice é um meio útil de guiar rapidamente o leitor para tópicos como Elétrica, Estrutural, Aquecimento e Resfriamento (em um projeto de construção) '¦ ou Alimentos Serviços, Música, Entretenimento, Serviços de transporte (em um projeto para organizar um festival).
- Sumário executivo. Um resumo pode ser incluído aqui ou pode ser transmitido na carta de apresentação.
- Declaração do problema / questão / trabalho. Esta seção repete, de forma reformulada, os objetivos e metas do cliente interpretados pelo licitante. Incluir essa reafirmação da questão é valioso para mostrar ao cliente que o licitante entendeu a questão corretamente.
- Abordagem. Nesta seção, o licitante resume sua abordagem proposta para resolver o problema do cliente ou realizar a tarefa necessária. A abordagem proposta costuma ser a chave para conseguir o emprego - se o preço for certo - porque mostra meios, modos de pensamento ou técnicas exclusivos, por que resolverão o problema e por que são superiores às alternativas. A seção não precisa ser detalhada. Os detalhes são deixados para a metodologia. Mas apresenta os elementos estratégicos da proposta e argumenta a seu favor.
- Metodologia. Esta seção desenvolve com alguns detalhes como a Abordagem será realizada. O nível de detalhe deve ser apenas o suficiente para transmitir ao cliente de forma convincente o que acontecerá, sem se envolver em minúcias.
- Qualificações do licitante. A seção apresenta a documentação por que esse licitante deve ser escolhido com base nas qualificações, histórico anterior e realização bem-sucedida de trabalhos semelhantes no passado.
- Cronograma e benchmarks. Os principais elementos do trabalho são aqui exibidos em uma linha do tempo. Se necessário, benchmarks específicos são identificados para indicar o cumprimento bem-sucedido dos objetivos intermediários.
- Proposta de custo, cronogramas de pagamento e questões jurídicas. O licitante conclui apresentando o preço com os detalhes exigidos na RFP. É sempre aconselhável apontar especificamente quando o licitante espera obter pagamentos parciais à medida que o trabalho prossegue. Se questões jurídicas estiverem envolvidas, elas podem ser colocadas aqui. Se forem longos, podem merecer uma seção própria.
PROPOSTAS DE SUCESSO
As propostas bem-sucedidas são, acima de tudo, o que os clientes descrevem como 'responsivas', o que significa que o licitante fez seu dever de casa, está totalmente familiarizado com as necessidades e aspirações do cliente e respondeu cuidadosamente a todos os aspectos de uma RFP. A capacidade de resposta é, em última análise, muito mais importante, tudo o mais igual, do que o apelo visual da apresentação ou mesmo a fluidez de sua redação. Uma proposta bonita e bem escrita que perde ou ignora elementos-chave do projeto do cliente perderá para uma proposta enfadonha que, de outra forma, é responsiva. Escrevendo no Los Angeles Business Journal , Sharon Berman observou que 'Fazer sua lição de casa e fazer os preparativos necessários pode fazer toda a diferença. Isso é especialmente importante à luz do enorme tempo e esforço necessários para elaborar uma proposta profissional. ' Reunir-se com os principais tomadores de decisão com antecedência e fazer perguntas investigativas para determinar exatamente o que eles estão procurando é uma preparação mínima. Desnecessário dizer que um preço competitivo é invariavelmente o determinante final entre concorrentes iguais.
BIBLIOGRAFIA
Berman, Sharon. 'Como elaborar propostas de negócios que influenciam os clientes.' Los Angeles Business Journal . 3 de janeiro de 2000.
Gilliam, Stacy. 'Potencialize sua proposta.' Black Enterprise . Junho de 2005.
Sant, Tom. Propostas de negócios persuasivas . AMACOM, 1 de dezembro de 2003.
