Se você precisa de um sistema para ajudar a gerenciar seus documentos em toda a sua equipe, mas seu orçamento é apertado, a versão gratuita do Zoho Docs O Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) é uma opção sólida. Esta versão oferece suporte a equipes de até 25 usuários, aloca 5 GB de armazenamento em nuvem por usuário e promove forte segurança e conformidade. É a nossa escolha de Melhor Software / Sistemas de Gerenciamento de Documentos Gratuitos para Pequenas Empresas 2018.
Ao revisarmos o DMS para pequenas empresas, descobrimos que muito poucas oferecem uma versão gratuita de seu software. Aqueles que encontramos geralmente são permitidos apenas para uma única conta de usuário. Também analisamos o software de código aberto gratuito, mas descobrimos que para usá-lo bem, é necessário ter uma equipe de TI com amplo conhecimento do sistema. O Zoho Docs, no entanto, tem uma interface de usuário amigável, fóruns online para suporte e muitos dos recursos de serviços pagos que analisamos.
Os recursos oferecidos na versão gratuita do Zoho Docs incluem:
Desktop Sync
Limite de upload de arquivo de 1 GB
Controles de administrador
Integração com Dropbox
Zoho Office Suite
SSL
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Controle de versão de arquivo (até 25 versões)
Colaboração segura de arquivos
Autenticação de dois fatores
Aplicativo móvel
Bate-papo no aplicativo
Notificação de Email
Claro, a versão gratuita não tem todos os recursos que os usuários pagos do Zoho Docs obtêm, como trilha de auditoria, versão de arquivo ilimitada, links protegidos por senha / expiração, recuperação ilimitada, transferência de propriedade de arquivo e muito mais. Isso é esperado e um usuário gratuito pode atualizar para um serviço pago conforme suas necessidades aumentam.
Avaliações de clientes, incluindo aqueles que comentaram sobre a versão gratuita, foram em geral muito positivas. A plataforma ganhou o Prêmio de Grande Experiência do Usuário da FinancesOnline.com em 2017 e foi classificada como a 11ª na categoria de compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos.
Zoho Docs, como o Google Docs, tem seu próprio formato para arquivos. Alguns usuários comentaram que trabalhar com documentos do Word neste sistema é um pouco mais desafiador do que gostariam. No entanto, uma vez que um arquivo é convertido em um Zoho Doc, parece fácil editar e colaborar. Além do mais, a funcionalidade e a aparência da maioria dos recursos da interface do usuário serão familiares. Por exemplo, a organização de arquivos usa a estrutura de gabinete de arquivos tradicional. E, como muitos sistemas de gerenciamento de documentos, a funcionalidade de pesquisa de palavras-chave em texto completo permite que um usuário encontre um documento mesmo que não consiga lembrar sua localização ou título.
Um desafio para a versão gratuita pode ser obter suporte quando você precisar. O suporte por telefone está disponível apenas para clientes pagantes. Os usuários não pagantes podem enviar um tíquete de suporte e acessar fóruns diretamente do aplicativo para bater papo com outros usuários que podem ajudar a solucionar problemas. Você também pode acessar o Guia do usuário, FAQs, webinars e o blog na seção de recursos do site.
No geral, o Zoho Docs tem um conjunto sólido de recursos para gerenciar, armazenar e colaborar em documentos em pequenas equipes. Empresas com orçamento apertado ou que desejam começar com um serviço gratuito e depois atualizar conforme as necessidades aumentam, podem considerar a versão gratuita do Zoho Docs.
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