Desde que Ray Kroc trouxe o McDonald's para as massas, os empreendedores aspiram a simplificar e agilizar seus processos repetíveis, transformando operações de negócios complexas em tarefas facilmente treináveis.
Mas existe o perigo de ir longe demais. Se o seu objetivo é tornar o seu negócio à prova de balas, pense novamente.
De acordo com Reed Hastings, fundador da Netflix, a consequência inesperada de simplificar seu modelo de negócios é que seus novos talentos não serão tão realizadores. Ele compartilhou no ' Mestres da Escala 'podcast,' O que não conseguimos entender é por meio da revisão fictícia de todos os sistemas que teríamos um sistema onde apenas manequins quisessem trabalhar lá. '
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Pense nisso por um minuto.
Se, dentro da sua empresa, todas as decisões são orientadas por políticas e não por pessoas, não haverá espaço para indivíduos autônomos, criativos e talentosos pensarem por si próprios e impulsionarem seus negócios.
A história da Netflix não é exceção - sempre acontece da mesma maneira. Uma organização começa como uma startup ágil, ingênua para todos os problemas que está fadada a encontrar.
Então, com o tempo, conforme esses problemas surgem, políticas e procedimentos são desenvolvidos como uma armadura para proteger a empresa de cometer os mesmos erros novamente. Aos poucos, a burocracia se insinua e, se você não tomar cuidado, pode acabar sob uma montanha de burocracia.
Então, como você equilibra o benefício de desenvolver procedimentos operacionais padrão sem matar sua vibração de inicialização legal?
Como CEO da Trainual, já vi milhares de empresas fazerem isso da maneira certa. Veja como:
Comece com menos detalhes do que você pensa.
Dizem que a melhor câmera é aquela que você tem com você. Da mesma forma, o processo mais bem escrito é aquele que está realmente escrito. Você não precisa de muitos detalhes fora dos portões.
Talvez você tenha se decidido a criar um conjunto abrangente de Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) e não tenha conseguido. Aqui está o segredo: provavelmente você está pensando demais nisso.
Quando você estiver começando, quanto menos detalhes, melhor. Mesmo se você for um perfeccionista por natureza, seus SOPs não devem ser a Capela Sistina. Isso o deixará exausto e provavelmente levará seus funcionários às lágrimas.
Se sua equipe precisa de mais detalhes, eles pedem! Essa abordagem de baixo para cima da documentação é muito menos onerosa e muito mais fácil de manter. Adicione detalhes ao longo do tempo, conforme solicitado.
Documente suas melhores práticas, não as piores.
A história da Netflix é muito comum. A maioria das políticas e procedimentos são criados como uma reação a um problema.
Se você está constantemente tapando buracos na nave, não terá tempo para construir uma nave melhor.
Em vez disso, sua documentação deve ser conduzida por sua equipe positivo atuação. Em todas as áreas do seu negócio, há alguém fazendo algo certo. Existe uma prática recomendada para tudo.
Portanto, distribua sua documentação ao capacitar seus melhores funcionários para escrever o que está funcionando e compartilhá-lo com o resto da equipe.
Suas regras foram feitas para serem quebradas.
Quando as regras são escritas em pedra, isso significa uma de duas coisas. Ou você é um ditador e não está aberto a feedback, ou sua organização é lenta demais para se adaptar às novas práticas recomendadas.
Pense em suas políticas e procedimentos como a tabela de classificação no jogo de arcade. Assim que alguém surge com uma maneira melhor de fazer algo, deve chegar ao topo como o vencedor claro e óbvio, e todos devem reconhecê-lo.
No Facebook, existem cerca de 10.000 versões diferentes da plataforma em execução a qualquer momento, porque seus desenvolvedores estão constantemente competindo para melhorar suas próprias métricas. Quando um novo recurso ou design supera o padrão, o padrão é reescrito. Seu negócio deve funcionar da mesma maneira.
Você deve fazer a curadoria enquanto cria.
Ao longo de anos de documentação, sua empresa irá evoluir. Alguns processos mudarão e outros serão totalmente irrelevantes, portanto, é seu trabalho manter sua coleção atualizada.
No mínimo, agende algum tempo a cada ano - talvez durante seu planejamento anual - para examinar seus SOPs e podar a lista. Organizações maiores devem fazer isso a cada 90 dias, ou com mais frequência, para que a desordem não confunda incontáveis novas contratações.
Dê a todos em sua organização a autoridade para editar seus processos, ou pelo menos sugerir edições à medida que os revisam, mas selecione uma pessoa na empresa para assumir o controle total do sistema.
O desenvolvimento de procedimentos operacionais padrão não deve significar tornar seu negócio à prova de falhas. Se você capacitar sua equipe para capturar suas melhores práticas, desafiá-los para o aprimoramento constante e manter a desordem de conteúdo livre e clara, você livrará a empresa de erros estúpidos sem matar a cultura.
