'Ugh, outra reunião. Não posso simplesmente trabalhar um pouco? '
Quem de nós não disse isso em um ponto ou outro? Os pesquisadores estimam que as empresas desperdiçam centenas de bilhões de dólares em perda de produtividade devido a reuniões mal organizadas.
Por outro lado, se bem feito, uma reunião de 10 minutos pode salvar dezenas de e-mails, evitar grandes falhas de comunicação e até mesmo gerar ideias e soluções maravilhosas.
É por isso que vale a pena examinar o estilo de reunião de líderes empresariais de sucesso - como o CEO da Microsoft, Satya Nadella.
Quando Nadella assumiu, a Microsoft estava no meio de uma crise de identidade. A empresa estava letárgica, atormentada por brigas internas e havia perdido sua vantagem inovadora. Mas nos anos seguintes, Nadella realizou uma reviravolta impressionante.
Isso mesmo. Satya Nadella tornou a Microsoft legal novamente.
Uma maneira de fazer isso foi transformando a cultura de reuniões da Microsoft. Em um entrevista com Jornal de Wall Street alguns anos atrás, Nadella compartilhou seu método de três regras para reuniões melhores, e se parece com isto:
1. Ouça mais.
2. Fale menos.
3. Seja decisivo quando chegar a hora.
O conselho de Nadella pode ter apenas 10 palavras, mas eles estão repletos de inteligencia emocional. Vamos analisar por que esse método é tão brilhante.
(Você pode aprender mais lições analisando as reuniões realizadas por Steve Jobs e Jeff Bezos, também.)
Ouça mais.
Quando você ouve, você aprende.
A capacidade de ouvir é inestimável para qualquer pessoa que comanda uma reunião, porque a razão de vocês estarem juntos é para se beneficiar dos pontos de vista e perspectivas uns dos outros. Além disso, ouvir sua equipe ajuda a fornecer um ambiente psicologicamente seguro e de confiança - um no qual eles se sintam confortáveis para expressar suas ideias e compartilhar seus problemas (e até mesmo seus erros).
Todos esses são dados valiosos que o ajudarão a orientar não só sua reunião, mas também sua equipe, da maneira mais eficaz possível.
Fale menos.
Observe que a chave não é 'Não fale'. É 'falar menos'.
Você pode falar menos:
- fazendo mais perguntas;
- ser conciso (não divagar);
- recusar-se a microgerenciar ou resolver todos os problemas você mesmo;
- atrair membros introvertidos ou tímidos da equipe, pedindo sua opinião; e
- ficar na hora certa.
Se você tem a tendência de falar demais em uma reunião, mantenha-se sob controle, perguntando-se três questões principais:
- Isso precisa ser dito?
- Isso precisa ser dito por mim?
- Isso precisa ser dito por mim agora?
Definitivamente, há momentos em que a resposta a todas as três perguntas é sim - e, por suposto, fale. Mas se a resposta for não, morda essa língua e você descobrirá que as reuniões são mais eficazes.
Seja decisivo.
Agora que você considerou os pensamentos e as perspectivas de sua equipe, é seu trabalho levar as coisas adiante. Lembre-se de que é ótimo falar menos e ouvir mais, mas isso não o levará a lugar nenhum se você não atribuir tarefas e seguir adiante.
É claro que nem toda decisão que você tomar agradará a todos. Mas isso também faz parte do seu trabalho - fazer as escolhas difíceis, comprometer-se em torná-las um sucesso e fazer com que todos concordem também.
Então, da próxima vez que você estiver organizando uma reunião, repita estes três princípios para si mesmo:
Ouça mais.
Fale menos.
Seja decisivo quando for preciso.
Manter os três princípios de Nadella em mente ajudará você a se manter equilibrado e produtivo, e faça as emoções trabalharem a seu favor, em vez de contra você.