Contratar empreiteiros ou fornecedores externos para realizar projetos e tarefas que não são de sua competência principal faz muito sentido para muitos proprietários de negócios. Talvez você precise de ajuda com design gráfico, codificação de sites ou publicidade paga por clique, mas não tem ideia de por onde começar. Levaria tempo e recursos valiosos para fazer isso internamente, o que significa que um empreiteiro externo poderia colocá-lo em operação com muito mais rapidez e melhores resultados.
Isto é, se você os integrar corretamente.
Assim como acontece com um novo funcionário, o tempo é essencial. Ter um plano de integração claro antes de contratar um novo empreiteiro ou fornecedor pode significar a diferença entre um projeto bem-sucedido e um fracassado. Portanto, aqui estão minhas dicas sobre como conseguir contratados externos da maneira certa na metade do tempo.
1. Estabeleça uma descrição clara por escrito da tarefa ou projeto.
Isso pode variar de acordo com o projeto e o setor, mas se for algo como publicidade paga por clique, você pode usar uma RFP (solicitação de proposta) para definir as metas, o orçamento e os critérios de sucesso do projeto. Se for um design gráfico, você pode escolher um formato de tipo de descrição de cargo mais tradicional que descreva as habilidades e o que se espera de alguém nessa posição. A chave aqui é fazer isso antes de iniciar sua busca de fornecedor.
2. Elabore um cronograma de integração.
Se você seguir a rota da RFP para a etapa 1, isso já deve estar definido e pronto para ser usado. Isso implicaria um cronograma semana a semana para o projeto ou tarefa em questão, com objetivos claros identificados ao longo do caminho. Antes de contratar um novo empreiteiro, revise o cronograma com ele e certifique-se de que ele seja capaz de se comprometer com as datas estabelecidas. Dependendo da carga de clientes, eles podem ter que ajustar sua programação para acomodar ou podem não conseguir cumprir suas metas durante o período de ramp up. A chave é comunicar e ser claro quanto às expectativas.
3. Crie uma apresentação da empresa com todas as informações de que precisam para começar a trabalhar rapidamente.
De modo geral, uma das partes mais demoradas da integração de um novo contratante ou fornecedor é colocá-los em dia com a missão da empresa, sistemas e ferramentas existentes, mercados-chave, clientes / clientes, cultura da empresa, concorrentes, etc. Via rápida esse processo criando uma plataforma de integração da empresa que inclui todas as informações pertinentes sobre sua empresa e seus clientes. Você pode então compartilhar este deck no primeiro dia e permitir que eles aprendam a si próprios e a quaisquer outros que trabalham em sua equipe na metade do tempo. Nosso deck Maui Mastermind inclui coisas como e-mails de marketing, scripts de chamada e dados demográficos alvo. É importante notar que este deck é um documento vivo. À medida que incorporamos novos fornecedores, e eles têm dúvidas que não são abordadas no baralho, nós o atualizamos de acordo.
4. Adicione-os às suas ferramentas de gerenciamento de projetos e reuniões relevantes no primeiro dia.
Outra dica para colocá-los em funcionamento rapidamente é certificar-se de adicioná-los às suas ferramentas de gerenciamento de projetos e agendas de reuniões no primeiro dia. Minha equipe convidará um novo fornecedor para nossa ferramenta de gerenciamento de projeto e o incluirá em um projeto que tem todas as metas e cronogramas (conforme discutido anteriormente na etapa dois) definidos para eles. Dessa forma, eles podem começar a trabalhar quase imediatamente.
Integrar um empreiteiro de forma rápida e eficiente pode ajudar a expandir sua empresa e atingir seus objetivos com mais rapidez. Quanto mais você fizer com antecedência, mais fácil será o processo.