Basta ativar o aplicativo de e-mail para que você sinta um aperto no ombro. E a empolgação com as próximas férias é prejudicada pela ideia de ser recebido em casa por milhares de e-mails não respondidos.
Se ler e responder a e-mails o deixa exausto e oprimido, é hora de coloque sua caixa de entrada sob controle .
Isso não funciona
Se você for como a maioria das pessoas, você clica em mensagens específicas para ver o que está acontecendo. Às vezes, você responde. Às vezes, você marca algo como lido. As outras mensagens que você lê então as fecham, possivelmente as 'estrelam', com a intenção de voltar a elas mais tarde.
Isso não funciona porque você quase nunca consegue voltar para eles. Enquanto isso, chegam novos e-mails que empurram os mais velhos para mais fundo na lista ... e para mais longe de sua consciência.
Conforme sua caixa de entrada fica desordenada e congestionada, o mesmo acontece com sua mente. E todos aqueles e-mails não atendidos incomodam o fundo de sua mente como a Espada de Dâmocles.
Não é à toa que você não consegue se concentrar. Não admira que as mensagens caiam pelas fendas. Não admira que você esteja estressado.
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Mude a maneira como você pensa sobre sua caixa de entrada
Duas mudanças de paradigma simples podem ter um impacto tectônico em sua caixa de entrada:
Mudança de paradigma nº 1: o e-mail não deve ficar na sua caixa de entrada.
Pense na sua caixa de entrada como o balcão da cozinha e uma caixa de entrada cheia de novas mensagens como um grande saco de mantimentos. Você não deixaria esses mantimentos no balcão, deixaria?
Não, você colocaria os perecíveis na geladeira, enlatados no armário, açúcar e farinha na despensa. Você entendeu a ideia.
Então, por que você deixa todos esses e-mails na sua caixa de entrada? Guarde-os!
Mudança de paradigma # 2. É melhor pesquisar do que classificar.
Era uma vez, você tinha que classificar cada e-mail em algum tipo de estrutura de pasta elaborada. Mas aqueles dias já se foram faz tempo.
A melhor maneira de 'guardar' o e-mail atualmente é, assim que você tiver lidado com ele, arquivá-lo.
Agora, não se preocupe, a mensagem não se foi. Você pode encontrá-lo sempre que quiser usando a função de pesquisa do aplicativo de e-mail.
Coloque essas mudanças de paradigma em ação
Como você aplica esses paradigmas fundamentais? Gosto de pegar emprestada uma estrutura que meu amigo Ari Meisel descreve em seu livro, Menos fazendo, mais vivendo .
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Sempre que você se senta para verificar seus e-mails, você tem que fazer algo a respeito de cada um.
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Como uma observação lateral, desligue suas notificações por e-mail e não verifique se há novos e-mails a cada cinco minutos. Bloqueie, digamos, 30 minutos por vez e verifique o e-mail apenas 2 a 3 vezes por dia.
Agora, quando você estiver vendo um novo e-mail, execute imediatamente uma das seguintes ações:
Lide com isso
Se demorar apenas 1 a 3 minutos, vá em frente e responda ao e-mail. Em seguida, arquive-o.
Delete isso
Se não houver nenhuma ação a ser tomada em relação ao e-mail, elimine-o arquivando-o. Na verdade, você 'exclui' o e-mail de sua caixa de entrada, mas ainda poderá encontrá-lo mais tarde, se necessário.
Adiar
Agora, se você precisar responder a um e-mail, mas não puder fazê-lo neste exato momento, poderá adiá-lo de várias maneiras:
- Mova-o para uma pasta de tarefas pendentes
- Adicione o e-mail ao Gmail Tasks (ou um recurso semelhante em seu aplicativo de e-mail)
- Envie por e-mail para sua conta do Asana, para transformá-lo em uma tarefa
- Use o Boomerang, um plug-in gratuito, para enviar o e-mail de volta para você em uma data futura
Seguindo as etapas acima, seus e-mails deixarão de se acumular em sua caixa de entrada.
Para onde ir a partir daqui
A partir de agora, aja em cada e-mail para removê-lo de sua caixa de entrada: Lide com ele, Exclua (arquive) ou Adie. Faça o que fizer com seus novos e-mails, não os deixe ficar na sua caixa de entrada!
E quanto ao acúmulo de e-mails em sua caixa de entrada?
Escolha um limite ou período em que os e-mails de uma certa idade não sejam mais importantes. Por exemplo, pegue todos os e-mails com mais de seis semanas (ou qualquer limite que você escolher), marque-os como lidos e arquive-os.
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Para os e-mails restantes, guarde-os de uma vez por todas.
Isso pode levar algumas horas, mas antes que você perceba, você atingiu a Caixa de Entrada Zero.
Sua caixa de entrada - assim como sua mente - tornou-se organizada. Você pode respirar fácil agora e aproveitar o e-mail novamente.
