Pesquisa, após pesquisa, após pesquisa concordar - reuniões são uma terrível perda de tempo e todo mundo as odeia.
Mas se cada alma viva em seu escritório geme quando um novo convite para uma reunião chega, por que você ainda passa uma parte significativa de sua semana sentado em salas de conferência?
Parte da resposta provavelmente são práticas de reunião ineficientes. Alguns dos problemas poderiam ser atenuados aprendendo a conduzir uma reunião rápida e produtiva. Mas algumas dessas reuniões estão além do reparo e simplesmente não deveriam acontecer - pelo menos para você.
Este último tipo de reunião não pode ser resolvido com uma melhor logística. Eles simplesmente precisam ser eliminados de sua programação. É aí que você encontra outro grande motivo para a persistência do inchaço das reuniões - é difícil dizer não a eles. Se o convite for do seu chefe, você não quer insultar a utilidade da reunião. O mesmo se aplica a um colega, e os clientes podem ser os mais difíceis de recusar.
Mas não se desespere, é possível sair educadamente das reuniões sem ofender ninguém ou parecer preguiçoso. Recentemente na HBR, Liane Davey, cofundadora da 3COze, ofereceu sugestões específicas com base em problemas comuns de reuniões .
1. Quando você não estiver pronto para a reunião
Não porque você seja um preguiçoso, é claro, mas porque a equipe não teve tempo suficiente para pesquisar, pensar, se preparar, etc. sobre os tópicos a serem discutidos. Nesse caso, Davey sugere tentar adiar a reunião usando linguagem como: 'Este é um tópico interessante. Com base em nossas prioridades para o ano atual, não tenho certeza se estamos prontos para uma conversa produtiva ainda. Seria possível adiar esta reunião e deixar o grupo de trabalho fazer um pouco mais de progresso antes de nos encontrarmos? '
2. Quando as pessoas necessárias estão faltando
Às vezes, você pode identificar uma reunião que causa perda de tempo a um quilômetro de distância. Por exemplo, quando todas as partes relevantes necessárias para tomar uma decisão não estiverem presentes, você sabe que definitivamente não sairá com itens de ação em mãos.
Destaque o problema para o autor do convite dizendo algo como: 'Estou ansioso para tomar algumas decisões sobre esse assunto. Pelo convite para a reunião, não parece que a produção [ou quem quer que] esteja envolvido. Eu gostaria de esperar até que alguém da produção esteja disposto a entrar. Caso contrário, não seremos capazes de tomar nenhuma decisão. '
3. Quando você é a pessoa errada para contribuir
Às vezes, o problema não é algo inerente à reunião planejada - é você. Você simplesmente não sabe o suficiente ou não está envolvido na questão da maneira certa para contribuir de forma útil. Davey oferece este script de exemplo para estas situações: 'Estou lisonjeado por você estar interessado em minhas sugestões. Não acredito que seja o melhor qualificado neste tópico. Fiz algumas pesquisas e parece que Pat teria o contexto necessário. Você se sentiria confortável em convidar Pat em vez de mim? ' (Desculpe, Pat.)
Como alternativa, você pode chutar a responsabilidade de atender a um subordinado ou a seu chefe. Na postagem completa , Davey também oferece sugestões de linguagem para esses casos.
4. Quando o momento é extremamente inconveniente
Em outros casos, a reunião é bem organizada e você pode contribuir, mas o momento da reunião é péssimo para sua produtividade. Você está preso? Não, diz Davey, que sugere que você desista, mas 'reserve alguns minutos para reunir algumas anotações e informar o presidente ou um participante adequado'.
Em resposta ao convite, ela oferece esta linguagem sugerida: 'Esta será uma discussão importante. Não posso comparecer, mas encontrarei algum tempo para compartilhar minhas ideias para que você possa incluí-las na discussão. '
5. Quando a maior parte da reunião é irrelevante para você
Que tal quando apenas um dos cinco ou dez itens da agenda em uma reunião futura for relevante para você? Não fique aí sentado girando os polegares em 80% da discussão, aconselha Davey. Em vez disso, deixe claro que você sairá mais cedo, respondendo ao convite algo como: 'Seria possível incluir a discussão sobre reformulação da marca como o primeiro item da agenda? Não posso ficar para a reunião inteira, mas gostaria muito de contribuir com isso. '
É claro que dizer não não é difícil apenas quando se trata de reuniões. É provável que você tenha o mesmo problema de solicitações mal concebidas ou mal direcionadas em outras áreas de sua vida profissional. Felizmente, há conselhos igualmente bons por aí sobre a maneira exata de dizer não gentilmente a outras perguntas comuns do escritório.