Gihan Amarasiriwardena não acredita em multitarefa. O presidente e cofundador da empresa de roupas de negócios de Boston, Ministry of Supply, disse que usar a mesma parte do cérebro para fazer tarefas semelhantes - como ler e-mails durante reuniões - torna difícil fazer qualquer coisa.
Ainda assim, ele odeia perder tempo. Portanto, Amarasiriwardena diz que adota o processamento paralelo, um método de computação que envolve o uso de partes separadas de uma máquina (neste caso, seu cérebro) para atingir vários objetivos. Exemplo: Todas as manhãs, ele trabalha a mente e o corpo simultaneamente porque diz que nenhum objetivo distrai o outro. O ex-aluno do MIT faz o que ele chama de seu trajeto 'ativo de três camadas': corre para o trabalho enquanto ouve um audiolivro ou podcast - ele está aprendendo a falar norueguês. Em tempos pré-pandêmicos, Amarasiriwardena corria os cinco quilômetros e meio até seu escritório, mas agora na maioria dos dias ele acaba voltando para casa.
Em março de 2020, o Ministério do Abastecimento respondeu à pandemia fechando temporariamente suas seis lojas de varejo nos EUA, que Amarasiriwardena diz depender muito dos turistas e gerar um terço da receita. 'Somos uma empresa que fabrica roupas para o escritório, viagens de negócios, viagens de trabalho, casamentos', diz ele, 'Essas são coisas que não aconteceram no ano passado.' Como muitas empresas de confecções, o Ministério do Abastecimento passou a fabricar máscaras e aprimorou sua linha de produtos para o ambiente de trabalho em casa, transformando calças sociais em corredores. A empresa encerrou o ano com US $ 12 milhões em receita em 2020, ante US $ 14 milhões em 2019.
De certa forma, a mudança para o trabalho remoto foi o desafio mais difícil de resolver. Para um autoproclamado geek da produtividade como Amarasiriwardena, inicialmente, a mudança foi inquietante. Sua equipe achou difícil sincronizar o trabalho, o que era importante para uma empresa em que a função de uma pessoa geralmente depende da de outra, e tentou agendar mais reuniões online. Mas aumentar o tempo de tela levou a mais fadiga, ele diz: 'No final do dia, você teve seis horas de reuniões do Zoom e não teve tempo para realmente realizar seu trabalho real.'
Agora, com mais de um ano de pandemia, Amarasiriwardena diz que a equipe de 16 pessoas do Ministério do Abastecimento tem um fluxo de trabalho altamente eficaz que, entre outras coisas, ajudou sua equipe a se manter motivada e evitar o esgotamento.
Aqui estão três hacks que Amarasiriwardena planeja manter para garantir que sua equipe continue produtiva.
1. Mude o ritmo.
O tipo de trabalho que acontece no Ministério do Abastecimento depende da semana. Para permanecer na mesma página durante a pandemia, a empresa adotou o Scrum - a estrutura de fluxo de trabalho que surgiu em 1995 e se tornou popular na indústria de tecnologia na última década. A empresa alterna entre semanas de 'sprint', que envolvem trabalho focado e assíncrono em projetos, e semanas de 'operação', quando a equipe lida com a maior parte de sua comunicação logística. 'Uma semana você pode ter mais reuniões, mas depois a outra é como um trabalho profundo', diz ele. 'Está envolvendo uma parte diferente do seu cérebro.'
Amarasiriwardena diz que semanas alternadas mantêm as coisas em movimento. “Quando toda semana parece com a semana anterior”, acrescenta ele, “torna-se monótono. E isso causa muito esgotamento.
O framework Scrum parece diferente em empresas diferentes. 'Você inspeciona, se adapta ao que poderia ser melhor e, eventualmente, encontra uma maneira de fazer com que tudo se solidifique', diz Avi Schneier, consultor principal da Scrum Inc. , a organização de ensino fundada por um co-criador do conceito.
2. Motive e comemore.
Todas as segundas-feiras de manhã, durante uma ligação de 15 minutos para todos os funcionários da Zoom, a equipe começa a semana assistindo a uma entrevista pré-gravada com o cliente feita pelo gerente de experiência do cliente da empresa. Amarasiriwardena diz que ajuda a lembrar a equipe de seu propósito, ao mesmo tempo que inspira novas ideias. “É uma boa maneira de nos firmarmos porque nossa inspiração para nosso produto vem da vida que nossos clientes estão vivendo, especialmente agora”, diz ele. 'Queremos saber o que está mudando, como é o armário deles.'
Às sextas-feiras, a equipe fecha a semana com uma sessão criativa, durante a qual os membros podem apresentar novas ideias ou compartilhar um projeto apaixonante. Amarasiriwardena diz que comemorar as conquistas reenergiza a equipe enquanto relaxa para o fim de semana.
3. Abrace o melhor dos dois mundos.
Durante a pandemia, as semanas de operação, mais sociais, foram importantes para manter um elemento humano para trabalhar, diz Amarasiriwardena. Agora, como a maior parte da equipe está vacinada, ele diz que está planejando um retorno parcial ao trabalho presencial. Quando isso acontecer, Amarasiriwardena diz que todos voltarão ao escritório para as semanas de operação, mas as semanas de sprint ficarão remotas.
“Nosso objetivo é ser uma equipe híbrida”, diz ele. 'Nossos clientes vão experimentar uma vida como esta, então achamos que é importante evoluir com eles.'